Đây là công tác rất cần thiết để các tổ chức nghiên cứu tự cải thiện mình, đồng thời giúp các nhà quản lý nhận biết tình trạng hoạt động của các tổ chức nghiên cứu, xác định được đâu là những tổ chức hoạt động hiệu quả hoặc không hiệu quả. Tuy nhiên hiện nay Việt Nam còn rất hạn chế cả về kinh nghiệm và năng lực trong công tác này.

Mỗi quốc gia đều có phương pháp riêng trong việc tổ chức đánh giá các tổ chức nghiên cứu của họ. Một vài quốc gia ưu tiên đánh giá trên quy mô rộng, một số khác lại không muốn đầu tư nhiều thời gian và nguồn lực vào công việc này. Nhìn chung, những phương pháp tốn ít công sức không cung cấp được nhiều thông tin có độ tin cậy cao về điểm mạnh, điểm yếu, nhu cầu cải thiện và những tiềm năng của tổ chức nghiên cứu. Những phương pháp đòi hỏi nhiều công sức, nguồn lực, và thời gian đánh giá thường đem lại thông tin đáng tin cậy hơn và đầy đủ hơn về điểm mạnh, điểm yếu, nhu cầu cải tiến và tiềm năng của tổ chức.

Lựa chọn phương pháp đánh giá tổ chức nghiên cứu

Phương pháp bình duyệt (peer review): những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực nghiên cứu của một tổ chức nghiên cứu sẽ đến thăm tổ chức từ 1-3 ngày. Trước đó tổ chức phải chuẩn bị tất cả các dữ liệu cần thiết. Hai bên sẽ thảo luận về chiến lược KH&CN, cách thức hoạt động, quản lí, kết quả hoạt động, v.v, của tổ chức. Thông tin và kết luận từ buổi làm việc là cơ sở để nhóm bình duyệt chuẩn bị một bản báo cáo đánh giá bao gồm các nội dung thu thập được và những ý kiến đánh giá. Lợi thế của phương pháp này là tốn ít thời gian và cơ quan đánh giá tận dụng được kiến thức của các chuyên gia. Tuy nhiên, các chuyên gia phải là người có kinh nghiệm và am hiểu về lĩnh vực được đánh giá. Do phương pháp này thường không áp dụng đánh giá định lượng nên không thể xếp hạng các tổ chức theo thứ tự.

Có 2 cách để tổ chức bình duyệt. Cách thứ nhất là mỗi lần tổ chức bình duyệt thì mời các chuyên gia khác nhau tham gia thực hiện. Tuy nhiên, những tổ chức như Hiệp hội Max-Planck lại có xu hướng thành lập các ủy ban tư vấn đánh giá là những chuyên gia cố định, thường xuyên tham gia các buổi đánh giá định kỳ. Lợi ích của việc mời chuyên gia cố định là các thành viên sẽ hiểu rõ hơn về các viện và có điều kiện để xem xét các khuyến nghị từ những lần đánh giá trước đó đã được thực hiện hiệu quả như thế nào.

Phương pháp đánh giá audit (evaluation audit): là phương pháp sử dụng đội ngũ các chuyên gia đánh giá chuyên nghiệp thực hiện đánh giá. Loại đánh giá này sử dụng các phương pháp luận đánh giá tiêu chuẩn cao cùng với các bảng câu hỏi, bộ dữ liệu, báo cáo phân tích và các mẫu biểu để thuyết trình về kết quả đánh giá. Lợi ích của phương pháp này là không tốn nhiều công sức nhưng đưa lại kết quả có độ tin cậy, cho phép đo lường, so sánh hiệu quả làm việc giữa các viện khác nhau.

Phương pháp tự đánh giá (self-assessment): Các tổ chức được cung cấp một mẫu hướng dẫn tự đánh giá và hoàn thiện mẫu này, đồng thời cung cấp những thông tin cần thiết để chứng minh cho những đánh giá mà tổ chứcđưa ra. Lợi ích của phương pháp này là không tốn nhiều công sức của cơ quan đánh giá, tuy nhiên kết quả thu được chỉ thực sự hữu ích khi tổ chức cung cấp thông tin đáng tin cậy và thực hiện tự đánh giá một cách nghiêm túc.

Hai tiêu chuẩn – chín yếu tố

Cách thức quản lý các tổ chức nghiên cứu và cấu trúc KH&CN của Việt Nam khác với các nước phương Tây nên để phù hợp với hoàn cảnh của Việt Nam, những phương pháp này cần phải được điều chỉnh cho phù hợp, ví dụ: rất nhiều dữ liệu được sử dụng để đánh giá ở các nước phát triển không phù hợp khi áp dụng ở Việt Nam. Các cán bộ nghiên cứu, cán bộ quản lý ở các tổ chức nghiên cứu, chuyên gia đánh giá và các bên liên quan khác cần thời gian để làm quen với phương pháp đánh giá và học cách áp dụng công cụ này một cách hiệu quả.

Viện Đánh giá khoa học và Định giá công nghệ  đã phân tích các phương pháp luận được sử dụng ở các quốc gia khác và phối hợp với các chuyên gia CHLB Đức xây dựng  phương pháp đánh giá và thực hiện đánh giá thí điểm bốn tổ chức nghiên cứu đầu tiên trong năm 2013. Kết quả thực tiễn cho thấy Việt Nam không thể lặp lại bất kì một phương pháp luận đánh giá nào của các nước khác, mà cần phải có phương pháp luận riêng của mình. Phương pháp luận đó phải đáp ứng được những điều kiện sau: 1) Có tính thực tế, đơn giản và dễ thực hiện; 2) Phù hợp với hoàn cảnh kinh tế xã hội, khung hành chính và chính trị của Việt Nam. Do vậy, Viện đã xây dựng phương pháp luận dựa trên ý tưởng một tổ chức nghiên cứu hoạt động hiệu quả phải đạt được chín yếu tố thành công. Nếu một tổ chức hoàn thành tốt tất cả các yếu tố đó, tổ chức có kết quả hoạt động tốt, tạo ra những kết quả có giá trị, có chiến lược và nguồn lực mạnh. Mức độ đạt được của chín yếu tố thành công này được đo lường theo các tiêu chí cụ thể. Kết quả của tất cả các tiêu chí được tổng hợp và đưa ra một thang đo hiệu quả  hoạt động tổng thể của tổ chức. Phương pháp này cho phép nhận định những điểm mạnh, điểm yếu, yêu cầu cải tiến, nhưng đồng thời cũng cho phép đo lường định lượng hiệu quả hoạt động  và so sánh với các tổ chức khác, chín yếu tố cụ thể như sau.

Chiến lược phát triển

Mục tiêu là đánh giá liệu tổ chức có làm đúng các nhiệm vụ nghiên cứu không, có tổ chức thực hiện một cách hệ thống để phát huy hết khả năng, năng lực và sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả không? Tổ chức được đánh giá phải trình bày các tài liệu, văn bản giải thích chiến lược nghiên cứu và các kế hoạch phát triển năng lực, tiềm lực của tổ chức. Các chuyên gia sẽ xem xét chiến lược này để thẩm định tính hợp lý và khả thi.

Hiệu quả hoạt động và đầu ra nghiên cứu khoa học

Mục tiêu là đánh giá xem tổ chức có tạo ra các kết quả nghiên cứu khoa học có giá trị không. Tiêu chuẩn quốc tế  đo lường các kết quả này là các ấn phẩm khoa học và sự công nhận từ các nhà nghiên cứu khác (ví dụ: bằng sự trích dẫn).

Hiệu quả hoạt động và đầu ra công nghệ

Mục đích là đánh giá xem tổ chức có tạo ra  những công nghệ có giá trị và hữu ích đối với kinh tế và xã hội không, hay có chuyển giao những công nghệ đó một cách hiệu quả và thương mại hóa chúng thành công không. Với những quốc gia có hệ thống KHCN phát triển, thường thì số bằng sáng chế của tổ chức được sử dụng để đánh giá đầu ra công nghệ. Nhưng cách đánh giá này không thể sử dụng được ở Việt Nam, vì số bằng sáng chế được đăng ký ở Việt Nam vẫn còn rất ít, và các nhà nghiên cứu thường không đăng ký bằng sáng chế cho sáng chế của mình. Vì thế cần xem xét thêm các dữ liệu khác, như nguồn thu mà tổ chức đạt được hằng năm từ việc bán hay cấp phép công nghệ của tổ chức đó (bởi vì chỉ khi nào tổ chức tạo ra nhiều công nghệ và có giá trị cao mới có thể tìm được khách hàng sẵn sàng chi trả).

Dịch vụ KH&CN

Mục đích là để đánh giá liệu tổ chức có cung cấp các dịch vụ có giá trị dựa trên năng lực chuyên môn của mình, ví dụ như kiểm tra và đo lường các dịch vụ kỹ thuật, đề xuất các giải pháp hoặc ý kiến tư vấn (một loại dịch vụ KH&CN điển hình là tư vấn cho các cơ quan chính phủ trong việc xây dựng và thực hiện chính sách), v.v. Cách đánh giá đơn giản các dịch vụ KH&CN của tổ chức, ví dụ là số lượng và loại hình dịch vụ đã cung cấp (tư vấn cho các nhà hoạch định chính sách, tư vấn cho các doanh nghiệp, v.v…) và/hoặc thu nhập hằng năm từ các dịch vụ như vậy.

Đào tạo, giảng dạy

Mục đích là đánh giá xem tổ chức có thực hiện công tác đào tạo (thường là đào tạo sau đại học) cho sinh viên và/hoặc tổ chức các khóa đào tạo cho các bên liên quan khác (ví dụ như cho lãnh đạo doanh nghiệp hay chính phủ). Cách đánh giá là xem xét số lượng học viên là nghiên cứu sinh Thạc sĩ và Tiến sĩ đang được đào tạo, số lượng tốt nghiệp hằng năm, số lượng khóa đào tạo và/hoặc các cán bộ đã qua đào tạo.

Nguồn nhân lực

Mục đích là để đánh giá xem đội ngũ cán bộ khoa học của tổ chức có đủ năng lực, kiến thức khoa học và trình độ cần thiết để tiến hành các nghiên cứu hiện đại hay không. Một phương pháp đánh giá điển hình trình độ của cán bộ là bằng cấp được chứng nhận (ví dụ như % Tiến sĩ và Thạc sĩ, % cán bộ tốt nghiệp từ các trường đại học nổi tiếng ở nước ngoài, v.v…). Phương pháp đánh giá cơ cấu nguồn nhân lực là xem xét tỉ lệ của Giáo sư,  Phó giáo sư, Tiến sĩ và Thạc sĩ, tỉ lệ cán bộ làm nghiên cứu trên tổng số cán bộ và độ tuổi của họ…

Trang thiết bị khoa học và cơ sở hạ tầng

Mục tiêu là đánh giá xem tổ chức có những trang thiết bị khoa học hiện đại cần thiết để thực hiện các nghiên cứu tiên tiến nhất và liệu cơ sở hạ tầng khoa học của tổ chức (ví dụ như phòng thí nghiệm, thông tin, tài liệu khoa học…) và cơ sở vật chất (trụ sở, thiết bị, vv…) có đầy đủ không. Điều này có thể được đánh giá tốt nhất bởi những nhà khoa học cùng ngành. Các chỉ số hữu ích để đánh giá bao gồm tuổi thọ trung bình của thiết bị, khấu hao hằng năm, kinh phí để duy trì bảo dưỡng  hoặc hiện đại hóa trang thiết bị.

Tài chính

Mục đích là đánh giá xem nguồn kinh phí của tổ chức có đủ để thực hiện các nhiệm vụ và cơ cấu kinh phí có phù hợp không (ví dụ: tổ chức có được đảm bảo kinh phí chi thường xuyên, có tạo được nguồn thu từ các đề tài, dự án, từ việc chuyển giao công nghệ và cung cấp dịch vụ không, v.v…?)

Hợp tác và quốc tế hóa

Mục đích là đánh giá xem tổ chức có hợp tác đầy đủ với các nhà nghiên cứu khác ở Việt Nam và nước ngoài, có tham gia thực hiện các dự án nghiên cứu cũng như trao đổi với các nhà nghiên cứu quốc tế để hoàn thiện nghiên cứu không. Cũng cần xem xét liệu tổ chức có hợp tác hiệu quả với những người sử dụng kết quả nghiên cứu (ví dụ với các doanh nghiệp) để đảm bảo rằng kết quả nghiên cứu là hữu ích và chúng được chuyển giao thành công không. Các phương pháp điển hình để đánh giá mức độ hợp tác của tổ chức bao gồm số lượng và mức độ của sự hợp tác với các nhà nghiên cứu khác (đánh giá theo mức độ hợp tác: các thỏa thuận chính thức và các dự án hợp tác có tầm quan trọng cao hơn những cuộc thăm viếng ngắn hạn), số lượng và quy mô của của các thỏa thuận hợp tác chính thức với các doanh nghiệp, v.v… Phương pháp điển hình đánh giá mức độ quốc tế hóa của tổ chức là số lượng và thời gian làm việc của cán bộ thuộc tổ chức tại các viện nghiên cứu ở nước ngoài hoặc của các nhà nghiên cứu nước ngoài làm việc tại tổ chức, nguồn thu đạt được từ các dự án quốc tế hằng năm, thành viên các hiệp hội và mạng lưới nghiên cứu quốc tế,…

Về cơ bản, chín yếu tố kể trên có thể được sử dụng để đánh giá tất cả các loại hình tổ chức nghiên cứu. Tuy nhiên, khi áp dụng cần phải điều chỉnh phù hợp với từng loại tổ chức dựa trên bản chất hoạt động và lĩnh vực nghiên cứu của họ. Ví dụ, nếu đánh giá tổ chức nghiên cứu cơ bản, kết quả nghiên cứu khoa học là đầu ra quan trọng nhất, nhưng đối với tổ chức nghiên cứu ứng dụng thì cần chú trọng hoạt động chuyển giao công nghệ mới và nguồn thu từ việc thương mại hóa chúng.

Quy trình triển khai

Để đánh giá chín yếu tố kể trên, chúng ta sẽ sử dụng nhiều tiêu chí, bao gồm cả định tính và định lượng.

Đánh giá định lượng được sử dụng để đo lường việc đáp ứng các tiêu chí bằng cách tính điểm. Các tổ chức nghiên cứu được đánh giá theo thang điểm từ 1 (là khi kết quả hoạt động kém, không thể hoàn thành chức năng, nhiệm vụ) tới 5 (là khi kết quả hoạt động xuất sắc, có thể so sánh với đẳng cấp cao của thế giới)

Tổng điểm của tổ chức được tính bằng cách cộng trung bình điểm đạt được của chín yếu tố được đánh giá. Để tính toán theo tầm quan trọng khác nhau, điểm số của từng yếu tố được tính theo trọng số. Trọng số này khác nhau đối với từng loại viện khác nhau, ví dụ: với tổ chức nghiên cứu cơ bản, đầu ra khoa học (ấn phẩm khoa học) có trọng số cao nhất, nhưng với tổ chức nghiên cứu ứng dụng, đầu ra công nghệ (sáng chế) có trọng số cao nhất.

Đánh giá định tính được thực hiện khi chuyên gia đánh giá đưa ra những bình luận để giải thích điểm mạnh, điểm yếu và yêu cầu cải thiện cho từng lĩnh vực đánh giá. Những giải thích định tính này rất quan trọng với ban lãnh đạo tổ chức bị đánh giá, giúp họ hiểu được cách nâng cao kết quả hoạt động của đơn vị mình.

Nhóm đánh giá từ bên ngoài sẽ trình bày kết quả đánh giá với ban lãnh đạo của tổ chức nghiên cứu bị đánh giá. Cả hai bên thảo luận kết quả và đi đến thống nhất trước khi nhóm đánh giá bên ngoài xây dựng báo cáo cuối cùng. Để kết quả đánh giá cuối cùng có hiệu lực, dự thảo báo cáo cuối cùng phải được thảo luận với tổ chức nghiên cứu bị đánh giá. Tổ chức có thể đưa ra phản hồi và trình bày quan điểm của mình và nếu không đồng ý với ý kiến của chuyên gia đánh giá thì những điểm khác biệt sẽ được thảo luận cho tới khi cả hai bên đi đến thống nhất.

Báo cáo đánh giá cuối cùng sẽ được hoàn thiện và đệ trình cho các cơ quan liên quan, trong đó cung cấp những thông tin chi tiết về kết quả hoạt động thực tế của tổ chức và mức độ hoàn thành chức năng, nhiệm vụ được giao; điểm mạnh và điểm yếu thực tế của tổ chức; cơ hội để nâng cao kết quả hoạt động khoa học và hoàn thành chức năng, nhiệm vụ được giao. Trên cơ sở báo cáo này, các Bộ và các cơ quan quản lý biết về kết quả hoạt động và tiềm năng của tổ chức nghiên cứu, đồng thời bản thân tổ chức nghiên cứu cũng nhận ra những cải cách cần thiết để giúp tổ chức mình trở nên mạnh hơn, có khả năng cạnh tranh cao hơn.

Để đảm bảo công tác đánh giá tổ chức nghiên cứu được thực hiện hiệu quả và có chất lượng, việc đánh giá phải được lập kế hoạch và thực hiện bởi các chuyên gia đánh giá có kinh nghiệm, do vậy chúng ta cần phải xây dựng và phát triển năng lực và trình độ đánh giá, hình thành cơ sở pháp lý, xây dựng hướng dẫn, các mẫu biểu đánh giá. Đồng thời các tổ chức nghiên cứu cần nhận thức đúng về lợi ích của việc đánh giá để có sự hợp tác, phối hợp, trao đổi tối đa với các chuyên gia đánh giá, bởi công tác đánh giá chỉ có thể thực hiện được nếu tất cả các bên tham gia đều hợp tác và cung cấp các thông tin, dữ liệu cần thiết, và cùng biết cách sử dụng kết quả đánh giá.

Trong bối cảnh chúng ta không có đủ chuyên gia có khả năng áp dụng các phương pháp phức tạp và tinh vi, các tổ chức KH&CN và những đối tác khác cũng chưa quen tham gia vào các công việc đánh giá, chúng ta nên bắt đầu đánh giá theo những cách thức thiết thực và đơn giản, có thể dễ dàng thực hiện trong khả năng hiện có. Các phương pháp tinh vi hơn có thể được thực hiện sau này khi đã có nhiều kinh nghiệm.