Để xây dựng báo cáo tiền khả thi cho dự án, với mục tiêu là xây dựng một viện nghiên cứu khoa học và công nghệ ở đẳng cấp quốc tế, một cầu nối giữa khoa học công nghệ và các ngành công nghiệp, là nơi nghiên cứu những công nghệ hướng tới tương lai, phục vụ tăng trưởng làm động lực công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, KIST đã tham khảo những yêu cầu từ phía Việt Nam và trực tiếp khảo sát, được tiến hành bởi một tổ chuyên trách gồm 12 chuyên gia được KIST lập ra từ tháng 7 năm 2012, theo lời GS. Kyu Hong Ahn, người dẫn đầu đoàn công tác của KIST sang Việt Nam lần này. 

Theo báo cáo tiền khả thi do KIST đề xuất: VKIST sẽ có bốn mảng hoạt động chủ yếu: (1) Phát triển công nghệ cao, là những công nghệ nguồn có thể ứng dụng phục vụ tăng trưởng trong tương lai sau năm 2020, như công nghệ vật liệu mới, công nghệ sinh học, công nghệ năng lượng và môi trường, v.v. (2) Phát triển những công nghệ chiến lược, đem lại giá trị gia tăng cao cho các ngành công nghiệp, như công nghệ thông tin – truyền thông, công nghệ hóa dầu, chế tạo máy, v.v. (3) Xây dựng trung tâm chuyển giao công nghệ và hỗ trợ các doanh nghiệp khởi nghiệp công nghệ cao, trong đó có sự hợp tác nghiên cứu với các doanh nghiệp và tổ chức nghiên cứu của nước ngoài. (4) Đào tạo, bồi dưỡng nhân tài trong khoa học và công nghệ, qua việc thành lập trường đào tạo thạc sỹ và tiến sĩ, tận dụng nguồn nhân lực và trang thiết bị của viện, có sự trao đổi đào tạo nghiên cứu sinh các ngành khoa học và công nghệ với các trường đại học Việt Nam và nước ngoài nhằm xây dựng một mạng lưới hợp tác quốc tế trong khoa học và công nghệ.  

Quá trình phát triển VKIST sẽ trải qua giai đoạn “nhanh chóng bám đuổi” (“rapid catch-up) trước khi có thể đạt trình độ nghiên cứu những công nghệ trọng yếu của các ngành công nghiệp, công nghệ có giá trị gia tăng cao, và những công nghệ tiên tiến hàng đầu thế giới (dự kiến sau năm 2025). Trong giai đoạn “nhanh chóng bám đuổi”, VKIST sẽ tập trung nghiên cứu theo cách “phân tích ngược” (“reverse engineering”) những công nghệ phục vụ các ngành công nghiệp chủ đạo, và nghiên cứu phát triển những công nghệ thay thế nhập khẩu, qua mối liên kết với các doanh nghiệp chủ chốt nhằm hợp tác nghiên cứu, trong các lĩnh vực như chế tạo máy, đo lường và giám sát, hóa cơ, phụ tùng và vật liệu, may mặc, nông nghiệp, kỹ thuật y sinh, v.v.

Mô hình tổ chức VKIST: ngoài căn cứ theo mô hình hoạt động của bản thân, KIST đã tham khảo các mô hình những tổ chức và viện nghiên cứu uy tín trên thế giới như Fraunhofer (Đức), Battelle Memorial Institute (Mỹ), CSIRO (Úc), và RIKEN (Nhật Bản). Theo đó, KIST cho rằng VKIST nên được tổ chức tương tự theo các mô hình viện nghiên cứu ở những nước phát triển, đảm bảo tính tự chủ, đội ngũ nhân lực ưu tú, hoạt động một cách bền vững lâu dài. Mặt khác, VKIST cần mối liên kết với các viện của Viện Hàn lâm KH&CN Việt Nam, các cơ quan Chính phủ, và các cơ quan nghiên cứu của địa phương. KIST đặc biệt khuyến nghị VKIST được đặt trực tiếp dưới quyền giám sát quản lý của Chính phủ, nhằm có được nguồn lực hỗ trợ cần thiết trong giai đoạn ban đầu, tương tự như những gì KIST đã nhận được từ Chính phủ Hàn Quốc. Trong những năm đầu tiên, VKIST sẽ được quản trị tương tự như mô hình quản lý GOGO của Mỹ, nghĩa là Chính phủ sở hữu và Chính phủ điều hành (government – owned and government – operated). Chính phủ sẽ tài trợ một nguồn ngân sách hằng năm tương ứng với 50% ngân sách của viện, được dành cho những nghiên cứu công nghệ mới phục vụ tăng trưởng kinh tế, thông qua các chương trình mục tiêu chiến lược của viện. Nguồn kinh phí này sẽ được thẩm định đánh giá hiệu quả 3 năm một lần, qua đó quyết định từng chương trình sẽ được tiếp tục hay phải dừng lại. 50% ngân sách còn lại của viện sẽ lấy từ kinh phí nghiên cứu các dự án phục vụ các cơ quan Nhà nước, và các dự án nghiên cứu theo hợp đồng. 

Cơ cấu tổ chức của VKIST sẽ được phân thành 4 bộ phận chính gồm: bộ phận quản lý chung và hỗ trợ nghiên cứu, các đơn vị nghiên cứu, các đơn vị chuyển giao công nghệ, và trường đào tạo. Viện trưởng của VKIST sẽ cần một nhiệm kỳ tối thiểu là 5 năm, là người được giao toàn quyền quản lý tất cả các hoạt động này của viện.

Nhân lực VKIST: Để đảm bảo là một viện nghiên cứu liên ngành, VKIST cần có đủ nhân lực trong 5 lĩnh vực nghiên cứu, mỗi lĩnh vực cần khoảng 100 – 200 người. Đội ngũ những nhà nghiên cứu cốt lõi của VKIST chiếm khoảng 20% nhân lực của viện, gồm các nhà khoa học trong và ngoài nước, trong đó tối thiểu cần 10% là các nhà nghiên cứu đẳng cấp quốc tế hàng đầu.

GS. Ahn cho rằng trong giai đoạn đầu, sẽ không dễ thu hút các nhà nghiên cứu hàng đầu là người Việt Nam ở nước ngoài về làm việc cho VKIST, do đó KIST sẽ cử các chuyên gia hàng đầu của mình sang hợp tác làm việc với VKIST, và qua mối quan hệ cá nhân, họ có thể kêu gọi thêm các nhà khoa học Hàn Quốc và quốc tế khác. Các nhà khoa học hàng đầu cần được hưởng lương và chế độ đãi ngộ tương xứng ở đẳng cấp quốc tế. Theo kinh nghiệm của KIST trước đây, trong giai đoạn ban đầu, lương các chuyên gia hàng đầu của KIST tương đương 3 lần lương giáo sư Hàn Quốc (đến nay tỷ lệ là gấp 2 lần) và được cung cấp nhà ở tốt nhất có thể.

Tổ chức thực hiện dự án bao gồm 2 giai đoạn. Giai đoạn đầu từ 2013 tới 2017 nhằm xây dựng và thực hiện thiết kế tổng thể, giai đoạn hai từ 2018 tới 2022 nhằm kiện toàn bộ máy. Trong giai đoạn đầu, dự kiến thiết kế tổng thể sẽ được hoàn thành trong năm 2014, và tới 2017 sẽ hoàn tất việc xây dựng cơ bản (một nhà chính và 3 nhà phục vụ R&D), mua sắm trang thiết bị, và thành lập trường đào tạo. GS. Ahn nhấn mạnh rằng phía Việt Nam cần sớm xác định chủ tịch VKIST, người sẽ toàn quyền bổ nhiệm bộ máy nhân sự và đội ngũ nghiên cứu của viện – hoàn tất trong khoảng 2016-2017 – và chính những người này sẽ xác định viện cần mua sắm những trang thiết bị gì phục vụ cho công tác nghiên cứu của họ.

Kinh phí thực hiện giai đoạn đầu (2013 – 2017) của Dự án theo tính toán của KIST khoảng 70 triệu USD, trong đó đóng góp từ phía Hàn Quốc là 35 triệu USD, gồm 20 triệu USD tiền xây dựng cơ bản, 10 triệu USD tiền trang thiết bị, 5 triệu USD kinh phí đào tạo và chi phí khác. Đóng góp phía Việt Nam là 35 triệu USD, trong đó 14 triệu USD là tiền xây dựng cơ bản, phần còn lại dành cho đền bù và giải phóng đất (250 nghìn m2), hỗ trợ thiết bị, và kinh phí hoạt động của viện trong 5 năm đầu tiên. Kinh phí dành cho giai đoạn 2 (2018 – 2022) sẽ khoảng 120 triệu USD, dành cho xây dựng 3 nhà phục vụ R&D và mua sắm trang thiết bị, mở rộng đội ngũ nhân lực, và hoàn thiện các dự án R&D.

Theo tính toán của Bộ Khoa học & Công nghệ Việt Nam, nguồn kinh phí dành cho VKIST sẽ không quá 200 triệu USD, trong đó đề xuất phía Hàn Quốc viện trợ không hoàn lại khoảng 30 – 50 triệu USD, 100 triệu USD cho vay ưu đãi, phần còn lại do phía Việt Nam đối ứng.

Kết quả đầu ra của VKIST sau 10 năm hoạt động đầu tiên theo dự kiến của KIST sẽ có khoảng hơn 300 công nghệ được chuyển giao và đăng ký bản quyền, mỗi năm đào tạo được 100 tiến sĩ & thạc sỹ  và góp phần tạo ra 50 doanh nghiệp khởi nghiệp công nghệ cao (hơn 100 mô hình được ươm tạo mỗi năm).

Tuy nhiên, để đảm bảo thành công, VKIST sẽ cần được Quốc hội thông qua một đạo luật đặc biệt riêng, nhằm một mặt đảm bảo tính tự chủ của viện, mặt khác được ngân sách Nhà nước đảm bảo 50% nguồn kinh phí hoạt động hằng năm. Theo Bộ trưởng Nguyễn Quân – Bộ KH&CN, đây sẽ là một thách thức không nhỏ. Dự kiến Bộ KH&CN sẽ xem xét các đề xuất của KIST và tiếp tục thảo luận nhằm hoàn tất hồ sơ gửi Chính phủ và các cơ quan liên quan trong thời gian sớm nhất.